Mijn tien uitgangspunten voor communicatie

Als interim communicatieadviseur vragen organisaties mij vaak of ik de (strategische) communicatie van een organisatie wil verbeteren. Daar zeg ik graag ja op. Waarom? Omdat ik geloof dat je met goede communicatie een wezenlijke bijdrage kunt leveren aan de strategische doelen en aan de reputatie van een organisatie. Maar wat is eigenlijk goede corporate communicatie? Waar moet je dan aan werken?

Ik ga altijd aan de slag met de volgende uitgangspunten in mijn achterhoofd. De uitgangspunten zijn weliswaar verschillend van aard: sommige gaan over de uitvoering van communicatie, andere zijn wat abstracter en strategischer van aard. Maar samen maken ze hèt verschil.

  1. Wees open en transparant. Een open deur wellicht, maar toch: openheid en transparantie zijn eerste vereisten voor communicatie. Mensen/burgers zijn immers de afgelopen jaren steeds wantrouwender geworden tegenover de overheid, instituties en grote bedrijven. Zodra het beeld ontstaat dat je iets zou afdekken, ben je als organisatie weg.
  2. Communiceer geïntegreerd en consistent en vanuit een heldere positionering. Om tot 1 consistent beeld te komen, is het van belang precies te weten hoe je je positioneert, met welk verhaal, vanuit welke waarden. De volgende stap is dat je de verschillende kanalen (waar de doelgroep te vinden is) inzet en die met elkaar in balans brengt.
  3. Communiceer vanuit het grote ‘Waarom?’ Simon Sinek zegt het al veel langer en ik zeg het hem na: Veel organisaties communiceren vanuit het wat en vanuit het hoe. Maar succesvolle organisaties communiceren vanuit het waarom! Waarom doet jouw organisatie wat ze doet? Zorg dat je het antwoord daarop hebt en communiceer het altijd en overal.
  4. Denk vanuit je doelgroep(en). Dat dit nog zo vaak niet gebeurt, zie ik vooral terug bij veel websites. Veel organisaties richten hun websites nog in vanuit wat ze zelf belangrijk vinden. Terwijl het erom draait dat jouw doelgroepen zo snel mogelijk de informatie vinden die ze zoeken.
  5. Interactief. Mensen nemen een boodschap veel sneller tot zich als ze kunnen reageren. Dus zoek en bied in communicatiekanalen zo veel mogelijk de interactie en de dialoog, onder meer via social media, evenementen, symposia. Of gewoon met een goed gesprek.
  6. Communicatie in het hart van de organisatie. Communicatie als kers op de taart wordt windowdressing. Communicatie die je vroeg in het beleid inzet, als onderdeel van je ‘taartmix’, maakt dat het beleid of de besluiten zelf communicatiever worden.
  7. Medewerkers geven organisatie een gezicht. Mensen vertrouwen communicatie vanuit personen tot zes keer meer dan communicatie vanuit een organisatie of bedrijf. Dit geldt nog sterker als die persoon iemand is die ze kennen of waar ze zich mee kunnen identificeren. Daarom is het belangrijk dat medewerkers zelf actief zijn in de communicatie.
  8. Verhalen communiceren meer dan feiten. Feiten blijven abstract, mensen worden veel meer geraakt door de emoties die komen kijken bij een verhaal. En pas als mensen geraakt worden, komt de boodschap echt aan.
  9. Eén beeld zegt meer dan 1000 woorden. We besteden vaak veel aandacht aan wat we zeggen, ook op tv. Maar wat blijkt? Hoe je eruit ziet, bepaalt voor het grootste deel wat mensen vinden (55 procent), hoe je klinkt ook voor een behoorlijk deel (38 procent) en wat je zegt slechts voor 7 procent.
  10. KISS! Keep it short and simple. Ik weet het: dit is een gouwe ouwe. Maar nog steeds zo belangrijk en nodig om te zeggen! Ik kom regelmatig over de vloer bij organisaties waar mensen lange teksten schrijven. Maar veel lezers haken af als ze lange teksten met dito zinnen moeten lezen. Dus al je wilt dat ze het lezen, houd het dan kort en vermijd jargon.